Si hay una regla de oro en el mundo de los negocios, y que tuvo un papel clave en el 2020, es esta: no puedes cambiar, controlar ni evitar las contingencias del entorno, ya que, como su propia definición lo explica, son imprevisibles.
Ante esta realidad, muchas circunstancias tienen el potencial de interrumpir tu negocio o, en el peor de los casos, cerrarlo: desastres naturales, pandemias, robo de datos, lesiones de empleados son apenas cuatro ejemplos de infinitas contingencias que pueden ocurrir.
Aunque, y aquí va la buena noticia, tu empresa si puede estar preparada para minimizar las amenazas del entorno cuando estos acontecimientos ocurran, a través de una planificación de contingencias.
En las próximas líneas te enseñaremos a cómo hacer paso a paso un plan de contingencia empresarial. Pero primero, empezaremos por algunas definiciones básicas…
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia es un documento en el que se determina cuáles son las acciones que debe realizar la gerencia de una empresa u organización para responder ante un evento que puede ocurrir (o no) en el futuro.
Sirve como un “plan B” o plan de respaldo que tiene que ver con la gestión preventiva de riesgos.
Su propósito es informar sobre todo lo que se necesita hacer y los recursos con los que se deben contar, para minimizar cualquier daño hacia tu empresa y así mantenerla segura y estable.
Los daños pueden ser económicos, tecnológicos, publicitarios, de infraestructura, de fuerza de trabajo, entre otros.
A pesar de que al inicio te dimos algunos ejemplos catastróficos, lo cierto es que un plan de contingencia no necesariamente tiene que preparar a tu empresa para un evento negativo. Puede hacerlo para un crecimiento inesperado en el número de ventas debido a un pedido alto, o una gran donación en el caso de una organización sin fines de lucro.
Plan de contingencia y plan de crisis: ¿es lo mismo?
No. Un plan de gestión de crisis se basa en dar respuestas ante un evento que acaba de suceder, mientras que el plan de contingencias busca anticiparse ante situaciones futuras. Aunque, ciertamente, un plan de contingencia puede ayudarte a afrontar mejor una crisis cuando ocurre; he allí su importancia.
Pasos para crear un plan de contingencia
Es recomendable que los planes de contingencias partan de un análisis de riesgos. Así que entre los pasos te enseñaremos también a realizar uno. ¿Preparado/a? ¡Empecemos!
1. Identifica los recursos o activos claves de tu empresa
Para hacer el análisis de riesgos y, a su vez, el plan de contingencia debes conocer a fondo tu empresa: cómo funcionan sus procesos, de qué depende, cuáles son sus fortalezas y debilidades.
El propósito de esto es poder identificar en esta sección del documento, los recursos imprescindibles con los que tu empresa no puede operar. Por ejemplo: recursos humanos, sistemas de información, infraestructura, inventario, entre otros.
Así que en este primer paso, explica detalladamente los activos que deben ser preservados por tu empresa para que asegure su continuidad y estabilidad en caso de una contingencia, emergencia o crisis.
Para realizar un inventario de activos sencillo, puedes crear en el documento un cuadro o una tabla de la siguiente manera:
2. Determina las amenazas y las vulnerabilidades
El análisis de riesgo consiste en identificar, clasificar, estudiar y evaluar las amenazas que pueden afectar a tu empresa, para poder calcular sus probabilidades de ocurrencia y el nivel de impacto en los recursos o activos claves.
La identificación de amenazas
A pesar de que existen infinitas amenazas que pueden afectar a tu empresa, en esta fase trata de enfocarte, conjunto con tu equipo y expertos en planificación, en aquellas situaciones que sean más probables que ocurran por su cercanía.
Pregúntate si la ciudad en la que se encuentra tu empresa es propensa a inundaciones, sismos, sequía, o si los proveedores con los que trabajas se encuentran en ciudades con características similares que pueda afectar el envío de materias primas.
Por ejemplo: si tu intención es evaluar el riesgo que corres frente a la destrucción de un servidor de contabilidad, es conveniente considerar las averías del servidor por inundaciones o apagones como una amenaza.
La identificación de vulnerabilidades
Esta fase consiste en estudiar las características de tus activos para identificar puntos débiles o vulnerabilidades que pudiesen acentuar o no el impacto de las amenazas.
Por ejemplo, que los ordenadores o servidores de tu empresa no tengan antivirus, ni sistemas de protección de robos es una vulnerabilidad que debes considerar.
3. Clasificación y evaluación de riesgos
En esta parte del análisis de riesgo vas a tomar cada activo clave y vas a evaluar el riesgo, es decir, estimar la probabilidad de que la amenaza se manifieste, y el impacto que dicha amenaza produciría sobre tu negocio.
El cálculo de riesgo se puede realizar usando tanto criterios cuantitativos como cualitativos. Te mostramos:
4. Cálculo del riesgo
Para calcular el riesgo debes realizar una matriz, cuyos datos van a depender del tipo de metodología que escogiste, si cualitativa o cuantitativa.
Matriz de riesgo cualitativa
En esta matriz simplemente coloca la evaluación de los activos con base los criterios cualitativos considerados: bajo, mediano y alto.
Matriz de riesgo cuantitativa
Continuando con el ejemplo de los servidores, si determinaste que la probabilidad de que se dañe el servidor de contabilidad es alta, entonces el valor sería 3, pero si el impacto en la empresa del daño sería bajo, entonces allí la puntuación sería 1.
Aplicando la fórmula R= probabilidad x amenaza, el cálculo quedaría de la siguiente manera:
R = 3 x 1
R= 3
En este sentido, según la matriz, el nivel de riesgo de que eso suceda en tu empresa es bajo.
Adicional a un análisis de riesgo, existen otras herramientas de planificación estratégica complementarias que puedes usar para tener un panorama amplio de la situación de tu empresa ante una amenaza.
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5. Especifica los objetivos generales y específicos del plan
Aquí es donde comienza realmente el plan de contingencia, porque estableces los objetivos tanto generales como específicos que encaminaron el conjunto de acciones que se van a llevar a cabo en caso de que las amenazas se manifiestan.
6. Determina las medidas y estrategias a implementar
Algunas de las medidas y estrategias que puedes planificar, de acuerdo al nivel del riesgo (alto, medio y bajo), son:
- Transferir el riesgo a un tercero
- Asumir el riesgo
- Mitigar el riesgo
- Eliminar el riesgo
Así mismo, las medidas a tomar pueden ser:
- Preventivas: ayudan a evitar las situaciones de riesgo.
- Emergencia: buscan reducir los efectos negativos, una vez se produzca el suceso.
- Restauradoras: restablecen la situación al estado anterior a la eventualidad.
7. Establece cuáles son los recursos y los protocolos para llevar a cabo las medidas
Es momento de que establezcas los recursos financieros, materiales, humanos y operativos con los que debe contar tu empresa para afrontar las contingencias previstas.
Es importante que se designen indicadores claves que, de acuerdo a sus resultados, actúen como alertas para saber cuándo es momento de implementar el plan de contingencias, así como los protocolos que se deben seguir durante el proceso de implementación (como de evacuación de una planta) y, por supuesto, quiénes son los responsables en participar y liderar dichos procesos.
8. Realiza pruebas y monitoreos del plan
Ten presente que los planes de contingencia están en constante actualización y son susceptibles a cambios porque tanto las amenazas, como los recursos y los indicadores de alerta pueden variar según el contexto.
Cada cierto tiempo es recomendable realizar ejercicios de simulación de posibles contingencias que te permitan evaluar el desempeño completo del plan establecido y mejorarlo en caso de que sea necesario.
En conclusión, el plan de contingencia es un documento que requiere de un análisis de riesgo previo para establecer cuáles son las acciones más apropiadas al momento de proteger los activos claves y continuar con las operaciones del negocio, ante situaciones inesperadas del entorno.