Guía para crear un plan de capacitación empresarial

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La capacitación empresarial es el proceso a través del cual los colaboradores de tu empresa adquieren conocimientos, herramientas y habilidades que les permiten mejorar su desempeño laboral y cumplir exitosamente sus funciones.

Para llevar a cabo una capacitación empresarial, es importante partir de un plan en el que se establezca el contenido, las actividades y técnicas formativas que se estarán impartiendo durante el tiempo requerido.

En este artículo, te ofrecemos una guía para crear una plan de capacitación empresarial, y así potenciar las destrezas y habilidades del recurso más importante de tu compañía: tus colaboradores.

¿Qué es un plan de capacitación empresarial?

Un plan o programa de capacitación empresarial comprende un conjunto de actividades formativas (teóricas y/o prácticas) que se implementan en una organización, dentro de un período específico,  para fortalecer las capacidades de los equipos de trabajo de forma individual y grupal.

Las acciones de capacitación, en cualquiera de sus modalidades (talleres, cursos, presentaciones, entrenamientos, conferencias, congresos, diplomados) son beneficiosas porque les permite a tu equipo:

– Actualizar sus conocimientos y adquirir nuevos

– Aumentar su confianza en el trabajo

– Sentirse recompensado por su esfuerzo laboral

– Mejorar su capacidad de respuesta ante los retos

– Reducir errores

– Adquirir habilidades blandas

– Crecer profesionalmente

Las actividades de formación de una empresa son planificadas por el equipo directivo y el de Talento Humano, a partir de un diagnóstico de necesidades.

Luego, la implementación y evaluación del mismo queda en manos de este último departamento quién, normalmente, lidera la gestión de todo el plan de capacitación y la contratación de equipos profesionales externos a la organización para impartir el contenido seleccionado.

¿Para qué sirve un programa de formación corporativa?

El plan de formación se termina convirtiendo en un documento detallado y estructurado por etapas, que sirve como una guía a la que todos los involucrados deben apegarse para cumplir exitosamente con los objetivos de la capacitación.

En general, un plan de capacitación empresarial sirve para:

– Establecer los objetivos a cumplir

– Plasmar el diseño instruccional de las actividades formativas

– Definir los tiempos de cada una de las actividades y sus responsables

– Crear un calendario de sesiones o clases

– Prever las herramientas, materiales y medios que se necesitarán para impartir cada clase correctamente

– Ofrecer a los instructores una guía que les permitirá preparar con mayor detalle su contenido

– Alinear a todos las personas involucradas en la capacitación

Etapas de un plan de capacitación empresarial

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1. Diagnosticar necesidades de aprendizaje

El primer paso es realizar un análisis de la situación para diagnosticar cuáles son las habilidades y destrezas que tus equipos necesitan fortalecer.

Entrevista a los gerentes de las distintas áreas de tu organización para conocer las oportunidades de mejora y cuáles conocimientos técnicos necesitan impartirse según cada departamento.

Pregúntale a tus colaboradores cuáles son sus intereses, qué habilidades les gustaría pulir, qué obstáculos han presentado durante sus actividades laborales y qué herramientas necesitan adquirir para superar dichos obstáculos.

2. Priorizar los conocimientos a impartir

Luego de hacer conocer cuáles son las áreas de mejora en tu organización y discutir cuáles son los conocimientos más demandados por tus equipos, es necesario priorizar cuáles son las competencias que deben desarrollarse de forma prioritaria y crear el programa de capacitación con base en esa jerarquización.

3. Definir los objetivos del plan

Los objetivos dentro de un plan de capacitación deben responder a un cambio de comportamiento esperado en términos de conocimientos, habilidades, destrezas o aptitudes que el participante tiene que alcanzar al terminar el período de enseñanza.

El objetivo general del plan es un enunciado que plasma los resultados que se quieren lograr y sólo serán observados al finalizar este.

Los objetivos específicos dependen de las áreas de dominio que se quieran trabajar, si cognoscitivo (desarrollo de la memoria y capacidades técnicas de orden intelectual), afectivo (enseñanza de valores y habilidades blandas), psicomotriz (desarrollo de de destrezas físicas e intelectuales), o las tres en conjunto.

Ejemplos de objetivos

Objetivo general: Formar al equipo en técnicas de negociación y presentación a clientes para el crecimiento de las ventas

Objetivos específicos:

Los colaboradores conocerán técnicas de negociación e identificar la más apropiada según sea el caso

Los colaboradores desarrollarán presentaciones efectivas de productos y/o servicios a través de metodologías de storytelling

Los colabores sabrán manejar situaciones comerciales complejas y seguir adelante con el cierre de la venta

4. Plasmar el diseño instruccional de las sesiones

Un plan de capacitación puede abarcar un conjunto de sesiones, cursos o talleres que, en conjunto, permiten lograr los objetivos planteados.

El diseño instruccional de las sesiones es fundamental para establecer el contenido y las estrategias de enseñanza que se van a impartir en cada una de ellas, así como las evaluaciones internas que realizará el instructor para validar que los participantes están adquiriendo los conocimientos dados.

Si tu empresa contrata a profesionales externos a la organización, el diseño instruccional debe ser entregado por los mismos, a partir de una estructura que les pueden suministrar con los siguientes ítems:

– Datos del instructor: CV del profesional que guiará la actividad

– Contenido: temáticas que serán desarrolladas durante las actividades

– Técnicas de capacitación: estrategias de enseñanza (expositiva, demostrativa, explicativa, técnicas grupales) y mecanismos de evaluación

– Calendario: cronograma y horarios de las actividades, con sus respectivas ubicaciones

– Recursos: presupuesto y materiales que se necesitan para realizar cada actividad (recursos didácticos, hojas, lápices, laptops, etc.

5. Ejecutar el plan de capacitación

Luego de definir bien el contenido a impartir, es momento de ejecutar cada una de las actividades formativas planificadas.

Recuerda que cualquier imprevisto puede surgir y que la planificación debe ser flexible, por lo tanto, tienes que tener un plan B en caso de que surja alguna eventualidad.

Por ejemplo: si un facilitador no puede asistir un día, puedes tener un suplente recomendado a la mano.

Agenda cada una de las actividades en los calendarios de los participantes para que no pasen por alto las sesiones.

Pasa asistencia antes de las clases, ofrece refrigerios y material de apoyo complementario a las clases.

Si una sesiòn se impartirá fuera de la oficina, ten preparado un transporte para el traslado.

6. Evaluar los resultados

En este punto, debes implementar instrumentos para saber si los objetivos específicos se cumplieron y si los participantes, efectivamente, adquirieron los conocimientos esperados.

¡Ojo! Puedes aplicar el instrumento de evaluación antes y después de la ejecución para medir de forma cuantitativa y cualitativa el progreso de los participantes.

Dicho instrumento puede contener preguntas que te permitan comparar ese antes y después. Por ejemplo:

Del 1 al 5 ¿Cuál es mi nivel de conocimientos sobre técnicas de negociación?

Si al inicio la mayorìa de los participantes responden “2” y al finalizar el taller “5” es buen indicio de que los objetivos se cumplieron.

Aprovecha este momento para evaluar también aspectos relacionados a las sesiones de capacitación y pregúntale a los participantes si se sintieron a gusto con sus instructores, qué les pareció las dinámicas, qué cambiarían o mejorarían, etc.

7. Certificar a los participantes

¡Finalizaron las capacitaciones! Ahora es momento de certificar y felicitar a todo el equipo el cual durante días, semanas o meses se esforzó por dar lo mejor de sí en cada actividad.

Organiza un evento de cierre al que están invitados todos los miembros de tu empresa e instructores que hicieron el plan posible. Escoge a una persona del equipo directivo y a un profesor que dé unas palabras de felicitaciones para cerrar con un mensaje inspirador.

Recuerda tomar en cuenta las opiniones de los participantes para que en un futuro el próximo plan de capacitación sea mejor.

En definitiva, no solo basta con querer fortalecer las habilidades de tus colaboradores, es necesario partir de un mapa o una guía a través del cual se establezcan todos los pasos a seguir para cumplir con los objetivos, y esa guía es un plan de capacitación que estructure todo el proceso de formación de inicio a fin.

 

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K. Rosgaby Medina