Email marketing workflows: ¿qué son, para qué sirven y cómo funcionan?

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En el mundo del email marketing, los workflows son secuencias de correos electrónicos que se envían automáticamente por medio de plataformas de marketing automatizado.

Los softwares de marketing poseen herramientas y opciones para configurar un email detrás de otro, en formato de flujo, con días u horas de diferencia. Son útiles cuando tienes una lista de 1,000 suscriptores y no se tiene el tiempo, ni los recursos para enviar los correos de forma manual.

En las próximas líneas te explicaremos con mayor detalle qué es un email marketing workflow, para qué sirve y cómo funciona.

¿Qué es un workflow en email marketing?

Un workflow es una sucesión de correos electrónicos que se envían automáticamente según criterios predeterminados para aumentar la personalización.

Cada workflow debe contener objetivos de conversión (por ejemplo: obtener 100 registros en el sitio web en los primeros 15 días de mayo del 2021) que ayuden a guiar a un usuario por el embudo de conversiòn: desde el contacto inicial hasta la compra y la fidelización

Los workflows de correo electrónico pueden ser dinámicos o lineales. El objetivo de tu campaña determinará qué tipo de flujo, o qué combinaciones de flujos, serán mejor para tu estrategia.

Elementos de un workflow

Un workflow está compuesto por varios elementos. Estos son:

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Segmento de contactos

Es el grupo de destinatarios que va a participar en tu secuencia de correos. Todos deben tener una característica en común, porque recibirán emails particulares según sus intereses o acciones solicitadas.

Por ejemplo, todos las personas que se suscriban en tu blog (acción solicitada) y sean estadounidenses (característica en común) recibirán una serie de correos en particular.

El segmento de contactos debe estar clasificado con una etiqueta para identificarse. Suele aparecer en la cúspide del workflow, ya que cada persona que ingresa a él, sin importar el momento en el que lo haga, recibirá sistemáticamente los correos programados.

Etiquetas

Son palabras claves que sirven para clasificar a los contactos que realizan una determinada acción dentro del workflow.  Por ejemplo: “Leads de Estados Unidos”

Emails

Son los correos electrónicos que forman parte del workflow. Dentro de la herramienta de automatización, los emails se diseñan con anticipación, por medio de plantillas, y luego se añaden al flujo.

Tiempos de envío

Los tiempos de envío son opciones que se añaden al workflow para indicar cuándo se enviará un email. El primer correo puede enviarse inmediatamente que una persona se une al segmento de contactos, el segundo a los 3 días y así sucesivamente.

Triggers

Conocidos en español como disparadores, son condicionantes que se configuran dentro del software de marketing automatizado para que una determinada tarea del workflow  suceda, o no, dependiendo de las acciones de los contactos.

Por ejemplo: si una persona no responde un correo en 3 días, se activa un trigger para enviarle una autorespuesta de recordatorio. Si, por el contrario, el usuario responde, se le comparte otro email específico señalado en el flujo.

Autorespuestas

Las autorespuestas son mensajes que se envían a los usuarios automáticamente, pueden programarse en conjunto a los emails. Cuando se configura un ciclo de autorespuestas, los mensajes saldrán en un día específico del período de suscripción del contacto.

¿Para qué sirve crear un workflow de email marketing?

Un workflow o flujo de trabajo de correo electrónico es una excelente herramienta para:

Automatizar los procesos y ahorrar tiempo en su ejecución

Imagina cuánto tiempo le puede tomar a tus equipos de marketing y ventas enviar más de 10,000 correos de forma manual, ¿días, semanas, meses? Realmente, es un tiempo y esfuerzo que se gasta innecesariamente y que puede ser invertido en tareas más creativas y estratégicas, si se diseñan workflows.

A pesar de que el diseño de un workflow requiere tiempo, toma prácticamente un par de horas estructurar todo el flujo y unos cuantos minutos al día observar su desempeño.

De hecho, siempre tiene que haber una persona encargada de la gestión de los workflows: es un error no hacerle seguimiento a los procesos automatizados, ya que pueden haber errores en la programación o funciones desactivadas que son importantes modificar a tiempo.

Aumentar tus conversiones

Cuando una persona llena un formulario de contacto en tu sitio web y decide compartir sus datos personales (nombre, cargo, correo electrónico, número de teléfono), debería entrar automáticamente en un embudo de conversión (etapas sucesivas del proceso de compra) y convertirse en un lead.

Así mismo, luego de esa primera interacción, el usuario comienza a formar parte de un segmento de contactos enlazado a un workflow, el cual desencadena un conjunto de acciones automatizadas para que un lead avance por el embudo hasta convertirse en cliente.

En este sentido, los flujos de correos te ayudan a acortar el ciclo de ventas porque te permiten implementar campañas de nutrición de leads, up selling y cross selling en distintos momentos en los que los usuarios pudiesen estar interesados en tu contenido, productos o servicios.

Personalizar tus mensajes de acuerdo a las etapas del embudo de conversión de los usuarios

Las plataformas de email marketing se enlazan con correos electrónicos empresariales, formularios de contacto, CRM’s, documentos en formatos XSL y CVS, entre otros formatos, para agregar los destinatarios con mayor facilidad.

Tomando en cuenta estas bases de datos, los softwares de marketing automatizado te permiten personalizar el asunto o el cuerpo del mensaje con el nombre del destinatario, y seleccionar exactamente los correos que quieres enviarle según sus interés o acciones previas.

Si le compartes a un contacto un contenido o una propuesta de servicio personalizada en el momento correcto, aumentas tus posibilidades de lograr una conversión.

¿Cómo funciona un workflow de email marketing?

1. Punto de partida

Un formulario de contacto registra el correo electrónico de un usuario. Dicho formulario puede estar presente en una landing page, en un pop up de suscripción al newsletter o en una página de registro.

2. Creación de segmentos de contacto

Los contactos registrados se agrupan en listas o segmentos para construir una base de datos específica de destinatarios. Este proceso puede ser automático con la ayuda de un CRM  y de una plataforma de marketing automatizado, que almacene y organice los dato

3. Envío de emails

Los contactos que vayan ingresando al workflow recibirán una secuencia de emails predeterminados en un lapso de tiempo.

4. Activación de triggers

Dependiendo de las acciones que realicen los usuarios, cómo hacer clic en un call to action o no, se activan los triggers o condicionantes.

5. Conversiones

Cada email debe contener un call to action que genere una acción deseada, y al final, todas ellas contribuyen a una conversión final.

Ejemplo de worfklow:

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En definitiva, los workflows son la clave para automatizar el envío masivo de correos electrónicos y mantener la personalización en todo momento. Son necesarios para aumentar la productividad de tus equipos comerciales y ejecutar eficientemente campañas de email marketing.

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K. Rosgaby Medina