Guía completa para crear y planificar un Webinar empresarial

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Un webinar, conocido en español como seminario web, es una charla, clase o encuentro online que se realiza a través de una plataforma o software de videoconferencia.

Se puede transmitir en vivo o ser grabado para verse en otro momento, y es considerado como un espacio de interacción en el que los participantes pueden hacerles preguntas a los conferencistas o profesores en vivo a través del chat o activando sus micrófonos.

Dentro de la metodología de inbound marketing, los webinars son excelentes lead magnets, es decir, sirven para atraer oportunidades de ventas a bases de contactos. También, tienen un impacto importante en la fidelización de clientes. Por eso, hoy te daremos una guía para crear y planificar un webinar empresarial ¡Empecemos!

¿Para qué sirve un webinar?

Dependiendo de tus objetivos de marketing, el webinar va tener un propósito en particular. Sin embargo, comúnmente los webinar sirven para:

  • Atraer y generar leads (prospectos de ventas) con temas amplios. Dichos leads, al registrarse en la actividad, son considerados como personas  interesadas en tu contenido, tus productos y servicios.
  • Fidelizar a clientes existentes con contenido educativo que nutra y le aporte valor a su experiencia como compradores.
  • Dar a conocer tu marca y posicionarla en un nicho de mercado.
  • Aclarar dudas sobre productos y/o servicios, así como ofrecer demostraciones de los mismos (live demo).
  • Conocer a tus clientes y conversar con ellos sobre un tema en específico.

Elementos esenciales para crear un webinar

Para crear un webinar profesional necesitas, como mínimo,  contar con los siguientes elementos:

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Computadora o laptop con cámara y micrófono de alta calidad. Preferiblemente no transmitir desde un smartphone. Además, se recomienda que el conferencista use audífonos para escuchar mejor las intervenciones de los participantes y un aro de luz para hacer más nítida la imagen.

– Suscripción a plataforma de videoconferencia: herramientas como Zoom y Google Meets pueden servir para transmitir la actividad; sin embargo, existen softwares especializados en webinars que pueden ofrecerte funcionalidades más completas y apropiadas para la actividad. Entre ellas se encuentran: Demio, Webinar Jam, Go to Webinar, Livestom.

Te recomendamos grabar la sesión para compartir luego en tus redes sociales o canal de YouTube, o en su defecto, enviarla luego a las personas que no pudieron participar.

– Tema principal: el webinar debe profundizar sobre un tema en específico. Por ende, este debe quedar claro antes de realizarse. Además, el contenido seleccionado y los puntos a tratar deben ser de interés para el público objetivo.

Conferencista o profesor: el webinar debe estar liderado, preferiblemente, por un experto o especialista sobre el tema principal. Debe contar con los conocimientos necesarios para aclarar cualquier tipo de pregunta y comunicar correctamente el contenido de la clase, charla o seminario.

Formulario de inscripción: este sirve para registrar los datos de las personas interesadas en en el webinar, y así compartirles luego, vía correo electrónico. toda la información que necesitan para participar exitosamente en la actividad.

Cabe destacar que la mayoría de los softwares para transmitir webinars cuentan con herramientas para crear una landing page con formulario de registro y satisfacción para conocer qué tan a gusto se sintieron los participantes con el contenido y la dinámica del webinar.

Presentación o slides: se trata de herramientas visuales indispensable para plasmar eficientemente el contenido del webinar. Aquí te dejamos 7 hacks para hacer presentaciones inolvidables.

Subscripción a una herramienta de email marketing: ideal para hacer secuencias de correos electrónicos para recordarle a las personas inscritas la fecha del webinar. Vale acotar que algunos softwares para webinar que cuentan con funcionalidades de email marketing ya integrada.

– Creación y distribución de convocatoria: para garantizar un buen número de participantes, crea un evento en redes sociales, una invitación de correo electrónico o una campaña publicitaria con la información del webinar y las instrucciones de registro.

Asegúrate de escoger una fecha y un horario apropiado. Recuerda tomar en cuenta las diferencias horarias si tu público es internacional.

Conexión estable a Internet. Por último, y no menos importante, debes garantizar una buena conexión a Internet para que la actividad pueda realizarse sin interrupciones.

¿Cómo escoger el tema ideal para tu webinar?

El contenido de tu webinar empresarial debe ser interesante para tus prospectos de ventas o clientes, ya que esto te permite garantizar la participación que deseas. Para escoger el tema ideal, te recomendamos:

Precisa las características de tu público objetivo

Si ya tienes definido el perfil de tu comprador ideal (buyer persona), repasa cuáles son sus atributos para tener claro hacia quién se va a orientar la actividad: ¿dónde están?, ¿qué edad tienen?, ¿en qué sector trabajan?.

En caso de no tener un buyer persona definido , te invitamos a leer: ¿Qué es un buyer persona y cómo crear uno? y 20 preguntas para crear buyer personas

Detecta un problema o necesidad

Intentar solucionar los problemas de los consumidores debe ser una prioridad en todos los esfuerzos de marketing. Esta regla debe seguir vigente, y con mayor énfasis, al momento de crear y planificar un seminario web.

La revisión o, en su defecto, la creación de tu buyer persona te ayudará a precisar los posibles problemas que pueden tener tus prospectos. También, si ya has identificado necesidades no resueltas a través de tus investigaciones de mercado ¡excelente! No dudes en aprovechar esa información.

Si, por el contrario, no conoces cuáles son los problemas de tu público objetivo, o la información que tienes no se adapta al contexto actual, es momento de que los (re) descubras.

Ocurre que algunas personas no saben exactamente qué necesitan para solucionar sus problemas: necesitan consultarlo o investigarlo; pero sí saben por lo que están atravesando.

En este sentido, puedes conocer cuáles son las situaciones, los retos y los desafíos de tus prospectos de ventas a través de:

  • Cuestionarios o entrevistas semiestructuradas vía correo electrónico.
  • Botones de preguntas en historias y publicaciones de interacción en redes sociales.
  • Anotaciones de los agentes de marketing y ventas referente a los comentarios más destacados de los usuarios o clientes

Selecciona las temáticas y los contenidos de interés

Luego de que tengas una idea de qué es lo que necesita tu audiencia, establece tres temas que tu consideres que pueden ser de gran ayuda para que tu público objetivo solucione alguno de sus problemas.

Dichos problemas pueden transformarse en la falta de información o conocimientos sobre un asunto importante. Así que procura que los temas a escoger llenen ese vacío.

Si quieres estar 100% seguro de que vas por el camino correcto en la selección del tema ideal para tu webinar empresarial, encuesta nuevamente a tu público objetivo y ponlos a escoger el tema sobre el cual les agrade más aprender.

Busca referencias

Adicional a los pasos anteriores, te recomendamos buscar referencias de libros, artículos y podcast que sean líderes en el área de experticia de tus prospectos de ventas o clientes. Esto también te ayudará a tener una idea de hacia dónde las personas están orientando sus intereses y qué están buscando aprender.

Incluso, puedes preguntarle a las personas cuáles son las referencias que suelen consultar para aprender dentro de los mismos sondeos de opinión.

Formatos de webinars

Escoger la temática ideal de tu webinar es el primer paso para saber, posteriormente, cómo será la dinámica o formato a través del cual se va abordar el contenido.

Digamos que el formato básico de un webinar es el de un profesor o conferencista explicando un tema en particular a un grupo de personas, por eso la figura de un experto principal se consideró como un elemento esencial al crear y planificar un seminario online.

Sin embargo, existen otras maneras de organizar un webinar empresarial. Te mostramos:

  • Panel de expertos en la industria: se trata de invitar a un grupo de especialistas en el tema escogido, preferiblemente de múltiples profesiones para hacer la conversación más nutritiva.
  • Entrevista: consiste en que un miembro de tu equipo le haga un conjunto de preguntas a un especialistas en el tema escogido.
  • Demostración de producto: este formato de webinar empresarial se orienta más a la venta de un producto o servicio. En el seminario se conversa sobre cómo la propuesta de valor de tu empresa puede resolver, directamente, el problema detectado. En caso de ser un producto digital (software, red social, plugin) se muestran sus funcionamientos y formas de uso.
  • Sesión de preguntas y respuestas: consiste en organizar un encuentro virtual para aclarar las dudas que tengan prospectos de ventas o clientes sobre un nuevo producto o servicio.
  • Presentación de casos de éxito: este formato de webinar empresarial se realiza mostrando cómo tu producto o servicio logró solucionar los problemas o satisfacer exitosamente las necesidades de un cliente o un conjunto de clientes. Sirve para motivar a nuevas personas a convertirse en compradores.

En definitiva, para crear y planificar un webinar empresarial exitosamente debes:

  • Contar con los equipos apropiados para evitar problemas técnicos.
  • Suscribirte a las herramientas de marketing apropiadas para registrar correctamente los datos de los interesados en la actividad y garantizar su participación,
  • Escoger el tema ideal estudiante muy bien las necesidades y los problemas de tu público objetivo.
  • Seleccionar el formato de webinar adecuado para presentar el tema seleccionado.

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K. Rosgaby Medina