Hay una razón por la que tantos expertos en marketing defienden los webinars. Funcionan para muchas industrias. De hecho, el Content Marketing Institute descubrió que el 47% de los marketers B2B informaron que los webinars fueron los activos de contenido que produjeron los mejores resultados. Pero los webinars no solo son un éxito para los negocios B2B: prácticamente cualquier negocio puede beneficiarse.
¿Cómo puedes asegurarte de que tu webinar entregue el mejor retorno?
En esta guía, te mostraremos 12 Prácticas para Ser un Host de Webinar efectivo en 2024, desde qué implica el rol de un host, pasando por prácticas que garantizan el éxito. Aquí vamos.
¿Cuál es el Rol de un Host de Webinar?
Como hemos visto, un webinar es educativo. Entonces, la parte más importante del webinar es el contenido, y necesitarás un host para presentarlo. El host, o presentador, guía la sesión y mantiene a los asistentes interesados. Esto es lo que hace un host de webinar:
- Planifica y prepara: El host generalmente planifica el contenido, los objetivos y la agenda del webinar. Puede colaborar con otros ponentes o presentadores para asegurarse de que el material esté bien organizado y sea relevante para la audiencia.
- Da la bienvenida a la audiencia: El host es la primera persona que los asistentes ven y escuchan cuando se unen al webinar. Los saluda cálidamente, agradece su presencia y establece las expectativas y la agenda del webinar.
- Representa la marca: El host es la cara y la voz de la marca que organiza el webinar. Debe reflejar los valores, el tono y la personalidad de la marca, y crear una impresión positiva en los asistentes.
- Introduce a los ponentes: El host presenta a cada ponente dando su nombre, título y una breve biografía o experiencia. También puede resaltar su experiencia y relevancia para el tema del webinar.
- Señala características útiles: El host informa a los asistentes sobre las características que pueden utilizar durante el webinar, como el chat, las preguntas y respuestas, encuestas, levantar la mano, etc. También los anima a interactuar y participar utilizando estas características.
- Gestiona el flujo de la sesión: El host es responsable de mantener el webinar en curso, haciendo la transición entre ponentes y temas, y garantizando una experiencia fluida y atractiva para la audiencia.
- Gestiona el webinar, los panelistas y los asistentes: El host controla completamente la configuración y las opciones del webinar. Puede invitar o expulsar participantes, cambiar sus roles o privilegios, silenciarlos o activarlos, iniciar o detener su video, etc. También puede asignar coanfitriones, panelistas e intérpretes para ayudar con el webinar.
- Inicia y finaliza el webinar: El host es quien inicia y termina la transmisión del webinar. Se asegura de que todo esté listo antes de comenzar y que todo esté cerrado antes de terminar. También agradece a los ponentes y asistentes por su tiempo y atención.
- Supervisa el seguimiento posterior al webinar: Después del evento del webinar, el host puede enviar correos electrónicos de agradecimiento a los participantes, compartir recursos post-webinar y recopilar comentarios para mejorar futuras experiencias de webinar.
Los webinars son ahora una parte crucial de la comunicación y el aprendizaje modernos. Ofrecen una forma flexible de conectarse e interactuar. Para hostear un webinar cautivador que capture la atención de tu audiencia y brinde valor, necesitas una planificación cuidadosa. Exploremos 12 Prácticas para ser un Host de Webinar atractivo (2024) para hacer que tus webinars brillen y dejen una huella duradera.
1. Conoce a Tu Audiencia
Conocer a tu audiencia es crucial para gestionar un webinar exitoso. Antes de comenzar a planificar, es importante investigar a tu audiencia objetivo. Investiga lo que les gusta, lo que les interesa y lo que necesitan. Haz preguntas como:
- ¿Cuáles son los puntos de dolor que están experimentando?
- ¿Qué tipo de contenido les interesa más?
- ¿Cuáles son sus expectativas de tu webinar?
Cuando respondas estas preguntas, entenderás lo que tu audiencia quiere y necesita. Esto te ayudará a crear el contenido del webinar. Tu objetivo no es solo compartir hechos, sino hablar de problemas reales y soluciones que le importan a tu audiencia. Además, usa la información sobre tu audiencia, como su edad e intereses, para planificar el formato del webinar, cuándo ocurrirá y cómo te comunicarás con ellos.
2. Elige el Tema Correcto
Elegir el tema correcto es muy importante para hostear un webinar emocionante. Tu tema debe ser no solo sobre lo que le interesa a tu audiencia, sino también algo realmente atractivo para ellos. Para hacer esto, identifica las tendencias contemporáneas y los puntos de dolor dentro del dominio de tu audiencia. Adapta tu contenido para abordar eficazmente estos problemas ofreciendo soluciones prácticas y perspectivas valiosas.
Cuando tu webinar coincide con lo que tu audiencia quiere, prestarán más atención y se mantendrán comprometidos. Aquí tienes algunas ideas para elegir el tema correcto:
- Encuesta a tus Clientes Leales: Tus clientes leales pueden ser una mina de oro de ideas. Realiza encuestas para entender sus puntos de dolor, intereses y lo que les gustaría aprender más. Sus comentarios te ayudarán a identificar temas relevantes.
- Haz una Encuesta a tu Audiencia: Si ya tienes una audiencia o lista de correos, envía una encuesta para conocer sus intereses. Pídeles que voten sobre posibles temas de webinar o sugieran los suyos. Esto no solo te ayuda a seleccionar un tema, sino también genera entusiasmo sobre el evento.
- Participa en Comunidades: Las comunidades y foros en línea dentro de tu industria son fuentes valiosas de información. Participa en estas comunidades para identificar preguntas comunes, desafíos y tendencias emergentes. Esto puede guiarte hacia temas que están en alta demanda.
- Monitorea las Tendencias de la Industria: Mantente al día con los últimos desarrollos en tu industria. Las tendencias emergentes y los temas candentes pueden ser excelentes opciones para webinars. Tu audiencia probablemente estará interesada en lo nuevo y relevante.
Una vez que hayas reunido información utilizando estas estrategias, es hora de reducir tus opciones y elegir un tema que no solo eduque, sino que atraiga el interés de tu audiencia, dejando un impacto duradero. De esta manera, tu webinar se convierte en un recurso valioso que realmente conecta con los asistentes.
3. Invita a los Ponentes Adecuados
La mayoría de las veces, los ponentes son la principal atracción de tu webinar. A la gente le gusta escuchar a expertos e influyentes que pueden compartir su conocimiento e interactuar con la audiencia. Cuando eliges ponentes expertos y conocidos, más personas querrán asistir. Estos ponentes aportan mucha sabiduría y experiencia, lo que mejora el contenido.
Sin embargo, no basta con que un ponente sepa mucho; también debe ser bueno para conectar con la audiencia. El éxito de tu webinar depende de cuán bien el ponente pueda mantener el interés y hacer que el contenido sea interesante. Para asegurarte de que el ponente elegido sea tanto experto como bueno para involucrar, es recomendable prepararlos explicándoles el formato y los objetivos del webinar con antelación.
4. Desarrolla Contenido Atractivo
Tu audiencia tiene grandes expectativas para tu webinar. Están dedicando su valioso tiempo para asistir y buscan un valor genuino a cambio. Para asegurarte de que tu contenido cumpla con estas expectativas, aquí te mostramos cómo hacerlo atractivo:
- Utiliza Ayudas Visuales: Para mantener el interés y ayudar a los diferentes tipos de aprendices, incluye elementos visuales como diapositivas, videos e imágenes en tu presentación. Estos elementos hacen que tu charla sea más atractiva y pueden facilitar la comprensión de conceptos complejos. Pero no te excedas: úsalos sabiamente para mejorar tu mensaje, no para hacerlo más confuso.
- Aprovecha el Poder de la Narrativa: En lugar de presentar hechos y cifras secas, infunde tu contenido con la magia de la narración. Crear una narrativa que conecte personalmente con tu audiencia puede convertir un webinar común en una experiencia memorable. Usa historias para ilustrar los puntos que estás tratando, haciendo que tu contenido sea más relatable y atractivo.
Tu audiencia tiene grandes expectativas para tu webinar, invirtiendo tiempo y atención valiosos. Cumplir con estas expectativas no solo asegura su satisfacción, sino que también aumenta las probabilidades de que regresen a futuros eventos que organices.
5. Incorpora Elementos Interactivos
Cuando configures tu webinar para mantener a la audiencia comprometida, asegúrate de usar elementos interactivos. Estos hacen que el webinar sea más divertido e involucran a la audiencia.
Por ejemplo, las encuestas son una excelente manera de conocer lo que piensa tu audiencia. Puedes comenzar con una encuesta sobre el tema para captar su atención. Las encuestas también pueden preguntar sobre el contenido, para que las personas compartan sus opiniones. Al mostrar los resultados en tiempo real y comentarlos, haces que todos se involucren más.
También puedes usar cuestionarios durante el webinar. Son divertidos y algo competitivos, lo que mantiene las cosas interesantes. Si alguien responde correctamente, puedes darle un premio o un saludo. De esta manera, mantienes a la audiencia comprometida y les ayudas a recordar lo que enseñas. Otra ventaja de los cuestionarios es que puedes aprender sobre tu audiencia. Cuando responden preguntas, puedes ver lo que entienden y lo que les gusta. Puedes usar esta información para enviarles contenido que les interese más tarde, lo que ayuda a construir una mejor relación.
Y no olvides la sesión de preguntas y respuestas. Es el momento en el que tu audiencia puede hacerte preguntas y participar en discusiones. Es una excelente manera de hacer que se sientan incluidos y parte de la conversación. Así que los elementos interactivos como encuestas, cuestionarios y sesiones de preguntas y respuestas hacen que tu webinar sea más atractivo y divertido para todos.
6. Programa tu Webinar Estratégicamente
Cuando se trata de planificar un webinar, puedes tener el contenido más atractivo y las mejores habilidades de presentación, pero hay un elemento crítico que a menudo se pasa por alto: el tiempo. La programación de tu webinar juega un papel fundamental en determinar si tu audiencia objetivo asistirá en masa o se perderá tus valiosas ideas. Después de todo, ¿qué es un webinar sin una audiencia comprometida lista para absorber el conocimiento que compartes?
Tu audiencia puede estar dispersa en diversas zonas horarias. Apuntar a sesiones a mediodía es una buena práctica para atender a una audiencia global. De este modo, es más probable que captes a espectadores de diferentes zonas horarias cuando sea una hora razonable para que asistan. Además, para mantener su compromiso, se recomienda mantener la duración de tu webinar dentro del rango de 30 a 50 minutos. Las sesiones largas pueden desmotivar a las audiencias remotas, haciendo que pierdan el interés y, en última instancia, el valor que estás ofreciendo.
7. Crea una Landing Page Personalizada para tu Webinar
Cuando buscas hostear un webinar, es importante involucrar a tu audiencia desde el principio. Una herramienta vital para lograr esto es una landing page personalizada para el webinar. Esta landing page sirve como la puerta virtual a tu evento, el primer punto de contacto entre tú y tus posibles participantes.
Es una buena idea mostrar claramente la fecha y la hora de tu webinar porque esto ayuda a las personas a planificar su asistencia. Tu landing page también debe delinear de manera concisa el tema de tu webinar. Explica de qué trata, por qué es relevante y qué pueden esperar aprender o ganar los participantes al asistir. Esencialmente, estás ofreciendo un vistazo al conocimiento o las ideas que vas a compartir. Aquí es donde captas la atención de tu audiencia y la haces interesarse por tu contenido.
8. Promociona tu Webinar de Forma Eficaz
Para asegurarte de que tu webinar tenga una buena asistencia y capture el interés de tu audiencia objetivo, puedes emplear tácticas estratégicas de marketing y promoción. Ya sea que planees hostear un webinar sobre un tema empresarial crucial, compartir tu experiencia o educar a tu audiencia, el éxito de tu webinar depende en gran medida de tu capacidad para llegar y atraer a los asistentes potenciales.
Aprovecha las Redes Sociales
Las plataformas de redes sociales son una excelente manera de difundir la noticia sobre tu webinar a una gran audiencia. Usa estos canales para compartir contenido atractivo relacionado con tu próximo webinar. Crea publicaciones teaser, comparte ideas valiosas y ofrece un vistazo de lo que los asistentes pueden esperar. Anima a tus seguidores a compartir tus publicaciones, extendiendo así tu alcance a sus redes.
Aprovecha el Poder del Email Marketing
El email sigue siendo una herramienta confiable para promover webinars. Crea campañas de correo electrónico llamativas para informar a tus suscriptores actuales sobre tu próximo webinar. Escribe líneas de asunto que despierten el interés, ofrece una propuesta de valor clara y concisa, e incluye un llamado a la acción (CTA) fuerte que dirija a los destinatarios a tu página de registro. También puedes considerar enviar correos electrónicos recordatorios más cerca del evento para asegurarte de que la gente no se olvide de asistir.
Interactúa con Relaciones Públicas (PRs)
Considera colaborar con profesionales de relaciones públicas o organizaciones que puedan ayudar a difundir la noticia sobre tu webinar a través de canales mediáticos. Los comunicados de prensa, entrevistas y artículos pueden generar expectación y atraer la atención hacia tu evento, especialmente si abordan temas de interés general.
Colabora con Influencers
Los influencers tienen un público dedicado y comprometido dentro de un nicho o industria específica, lo que los convierte en un recurso valioso para extender el alcance e impacto de tu webinar.
9. Prepárate para Problemas Técnicos
Los contratiempos técnicos, si no se manejan con anticipación, pueden arruinar tu webinar. Podría estropear la experiencia tanto para ti como para tu audiencia. Para mantener las cosas en marcha y sin problemas, asegúrate de realizar algunos preparativos técnicos.
Antes de comenzar tu webinar, tómate un momento para probar tu equipo y el software de webinar que estás utilizando. Verifica si tu micrófono, cámara y cualquier herramienta que estés utilizando están funcionando correctamente. Esto ayuda a detectar y solucionar cualquier problema que pueda surgir durante el webinar. Es como hacer una prueba para asegurarte de que todo saldrá bien.
10. Asegura la Accesibilidad Móvil
Una parte significativa de tu audiencia probablemente accederá a tu webinar a través de sus dispositivos móviles. Para proporcionar una experiencia fluida e impecable para los usuarios móviles, es crucial asegurarse de que tu plataforma de webinar sea compatible con dispositivos móviles. La interfaz debe ser fácil de usar y todos los elementos interactivos deben funcionar sin problemas en dispositivos móviles.
Para aquellos que buscan optimizar la experiencia móvil de su webinar, vFairs ofrece una aplicación móvil que facilita el acceso para los asistentes. La aplicación asegura que los participantes puedan iniciar sesión y participar en tu webinar desde donde sea que se encuentren. Su diseño fácil de usar y su compatibilidad con una variedad de dispositivos la convierten en una herramienta valiosa para mejorar la accesibilidad y el compromiso de tu webinar.
11. Ensaya
Uno de los elementos cruciales en la planificación de un webinar, y un aspecto a menudo subestimado del proceso, es el ensayo. Si bien puedes haber organizado correctamente tu contenido y considerado las necesidades de tu audiencia, tus palabras, tono y entrega son las últimas piezas del rompecabezas que pueden hacer o deshacer el éxito de tu webinar.
Practicar tu tiempo asegura que tu webinar se desarrolle sin problemas y a tiempo. Las pausas para enfatizar, las transiciones entre temas y el cumplimiento del tiempo asignado son aspectos que deben perfeccionarse durante los ensayos. Un final abrupto o apresurarse a través de contenido importante puede restar calidad a tu webinar.
La comunicación no verbal es vital en un webinar. Los ensayos pueden ayudarte a practicar tus gestos, expresiones faciales y presencia general, ayudándote a parecer más confiado y atractivo durante el webinar real.
El flujo de tu webinar es cómo el contenido se mueve de manera fluida de una sección a otra. Una presentación bien ensayada se siente natural y coherente, evitando transiciones bruscas que puedan distraer o confundir a tu audiencia.
12. Fomenta el Compromiso Posterior al Webinar
Tu webinar puede haber terminado, pero la conversación no tiene por qué detenerse ahí. El compromiso posterior al webinar se trata de mantener viva la emoción. Después de haber hosteado un webinar exitoso, tienes una audiencia interesada y lista para conectar. Existen formas efectivas de mantener esta conexión.
Enviar correos electrónicos de seguimiento es una gran idea. Estos correos deben ofrecer más contenido valioso relacionado con el tema del webinar, como artículos, plantillas u otro contenido útil. Esto no solo refuerza lo que aprendieron durante el webinar, sino que también muestra que estás comprometido a dar valor continuo.
A veces, algunas personas se pierden el webinar en vivo debido a sus horarios. Así que, asegúrate de compartir la versión grabada. También puedes pedirles a los asistentes sus opiniones a través de encuestas. Averigua qué les gustó, qué podría mejorarse y qué temas les gustaría para futuros webinars. Esta retroalimentación te ayuda a mejorar y crear webinars que se ajusten a las preferencias de tu audiencia.
Además de eso, puedes crear un sentido de comunidad. Anima a los participantes a conectarse en redes sociales o foros dedicados a tus webinars. De esta manera, podrán seguir discutiendo, compartiendo ideas y haciendo networking.