¿Por qué usar indicadores en tu empresa?

Para comenzar a entender los indicadores y el porqué son tan importantes para tu empresa, se hace necesario definir primero seguimiento y evaluación los cuales se encuentran estrechamente relacionados.

¿Qué es seguimiento?

Entendiendo por seguimiento el análisis continuo e interno, orientado a determinar si las actividades, la inversión de recursos y los productos, están orientados al objetivo planificado. Esto permite tomar decisiones de forma oportuna en tu empresa, para asegurar que las actividades se cumplan de acuerdo con lo programado y se realicen con el uso de los recursos que se han presupuestado, logrando la eficiencia empresarial y verificando que se están obteniendo los logros que se esperaban.

El seguimiento permite, identificar oportunamente los éxitos, las dificultades reales y potenciales, así como recomendar modificaciones a la planificación para ajustarse a los cambios del contexto, con el propósito de generar capacidades de análisis en los actores para la toma de sus propias decisiones.

¿Qué es evaluación?

La evaluación por su parte, se ha convertido en los últimos tiempos en un tema recurrente a nivel empresarial, por ser un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado hacia los cambios de las conductas y rendimientos, mediante el cual verificamos los logros adquiridos en función de los objetivos propuestos. Un elemento clave de la concepción actual de la evaluación es, no evaluar por evaluar, sino para mejorar los procesos.

El seguimiento, la evaluación y la medición mejoran los procesos de toma de decisiones de aquellos responsables de la ejecución y seguimiento de planes, políticas y proyectos, siendo presentados en forma de resultados.

Importancia del seguimiento y evaluación

Al hablar de seguimiento y evaluación nos referimos a las instancias de planeación y ejecución de las estrategias de marketing que determinan el cumplimiento de objetivos y metas, a partir de una línea de base 0 hasta la última fase. Estos componentes identifican la situación de cambio que se generó con la estrategia, o si por el contrario no se evidencian aportes. Pensar evaluativamente es responsabilizarse, encontrar alternativas, conducir procesos de cambio. En este sentido, el seguimiento y la evaluación son importantes porque permiten:

Generar aprendizajes inherentes a la evaluación como tal y a la comunicación del conocimiento.
Comprender de los procesos para mejorarlos y adaptarlos a las nuevas dinámicas.
Impulsar el cambio y la transformación adaptándose a las nuevas realidades.

Importancia de la medición para tu empresa

Toda vez que se ha comprendido la importancia del seguimiento y la evaluación de los planes, políticas, proyectos o estrategias, se hace necesario medir con indicadores claves que ayuden a analizar el comportamiento de los resultados obtenidos en correlación con los esperados.

Ahora bien, en este proceso de monitoreo el punto de partida para la medición es la construcción del Indicador, el cual se refiere a un dato que pretende reflejar el estado de una situación, o de algún aspecto particular, en un momento y un espacio determinados. Por tanto los indicadores permiten suministrar la información fidedigna que nos lleva a encontrar las soluciones. Existen indicadores referenciales, sin embargo resulta interesante cuando las empresas construyen sus propios indicadores adaptados a las particulares de su negocio.

En este contexto el Resultado, es el producto (bien o servicio) que se obtiene con la ejecución del proyecto, el cual puede ser tangible o intangible, mediante los efectos (corto plazo) e impactos (largo plazo).

Con los indicadores desterramos formas de hablar tales como: “Yo Creo” “Me Parece” “Yo pienso”, por el contrario muestra datos reales de una situación en particular.

Atributos de una buena medición

Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:

Transparencia: debe ser claro, nítido; que deje ver de forma clara su obtención y sus resultados para otras personas.
Pertinencia: concerniente, referente, conducente; tomado en cuenta y tener importancia.
Precisión: exacto, justo, riguroso, minucioso, puntual; que refleje fielmente la magnitud del hecho.
Oportunidad: que se pueda contar con él en el momento adecuado.
Confiabilidad: brinda seguridad; que el instrumento que usamos este calibrado y podamos hacerla con la frecuencia adecuada.
Economía: positivo en la relación costo beneficio
Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Beneficios de los indicadores en tu negocio

Algunos beneficios derivados de los indicadores para tu empresa son:

Ayudan a elevar el nivel de desempeño empresarial.
Ayuda a tomar decisiones acertadas y oportunas.
Permite comparar tus resultados dentro la globalidad.
Muestra el camino correcto hacia el éxito.
Permite rediseñar el rumbo de la empresa.
Muestra resultados cuantitativos y fidedignos.
Apoyan con solidez las decisiones e intervenciones.
Sincroniza los esfuerzos de los equipos.
Pueden ser la carta de presentación en el mercado.
Permite analizar las variaciones a través del tiempo.
Evita que hablamos diferentes idiomas.
Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.

Categorías de los indicadores

Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestión.

Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos.

Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora.

Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos.

Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos.

Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso.

Finalmente, no hay que pasar por alto, que la lectura de los indicadores debe realizarse en forma conjunta, para evitar tener una visión fragmentada y parcial de los hallazgos encontrados, es decir, no se pueden tomar decisiones basados en un solo indicador sino en la interpretación de un número importante de indicadores que juntos lleven a la decisión más acertada. Los indicadores permiten evaluar hasta qué punto o en qué medida se están logrando los objetivos planteados por tu negocio, así como el desempeño empresarial frente a sus homólogos en el mercado. El análisis de los indicadores conlleva a generar alertas sobre la acción, no perder la dirección, y poder ajustarse a los cambios encontrados en el camino.

“Todo lo que se hace se puede medir, sólo si se mide se puede controlar, sólo si se controla se puede dirigir y sólo si se dirige se puede mejorar”

Dr. Pedro Mendoza A.