Lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal es posible con una gestión del tiempo efectiva. Aprender consejos sobre gestión del tiempo no solo te ayudará a administrar mejor tu tiempo, sino que también aumentará tu productividad personal. Dicho esto, aquí hay 9 Tipos de técnicas de gestión del tiempo que puedes probar:
1. Análisis de Pareto (también conocido como la regla del 80/20)
La regla del 80/20 es una técnica creada por el economista italiano Vilfredo Pareto. Se basa en la idea de que el 20% de las acciones son responsables del 80% de los resultados. El objetivo del análisis de Pareto es ayudarte a priorizar tareas que sean más efectivas para resolver problemas.
Cómo funciona:
- Haz una lista de algunos de los problemas que enfrentas. Por ejemplo, tal vez tus calificaciones estén bajando.
- Identifica la causa raíz de cada problema. Quizás tus calificaciones están bajando porque pasas demasiado tiempo en redes sociales o en cualquier otra distracción.
- Asigna una puntuación a cada problema: asigna números más altos a los problemas más importantes.
- Agrupa los problemas por causa: agrupa todos los problemas causados por pasar demasiado tiempo en redes sociales.
- Suma la puntuación de cada grupo: el grupo con la puntuación más alta es el problema en el que debes trabajar primero.
- Toma acción.
Tipos de personas que se beneficiarán del análisis de Pareto:
- Solucionadores de problemas
- Pensadores analíticos
2. Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro fue creada por el empresario y autor Francesco Cirillo. Esta técnica utiliza un temporizador para dividir tu trabajo en intervalos. Cada intervalo se conoce como un Pomodoro, en honor al temporizador con forma de tomate que Cirillo creó.
Cómo funciona:
- Elige una tarea que necesitas completar.
- Establece un temporizador (por ejemplo, para 25 minutos).
- Concéntrate en la tarea en cuestión.
- Cuando suene el temporizador, marca un cheque en un papel.
- Toma un descanso corto: tómate un descanso de aproximadamente tres a cinco minutos. Sal a caminar, toma una taza de café, haz algo no relacionado con el trabajo para darle un descanso a tu cerebro.
- Repite los pasos dos a cinco: una vez que hayas completado este proceso cuatro veces, puedes comenzar a tomar descansos más largos (20–30 minutos).
Tipos de personas que se beneficiarán de la técnica Pomodoro:
- Pensadores creativos
- Aquellos que se sienten agotados por el trabajo/escuela
La técnica Pomodoro no solo enseña gestión del tiempo; también te enseña a establecer objetivos y cómo alcanzarlos. Podrás ceñirte mejor a tu horario diario y semanal.
3. Matriz de Eisenhower
Antes de que Dwight Eisenhower se convirtiera en presidente en 1953, sirvió en el ejército de EE. UU. como comandante de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. Se enfrentó a decisiones difíciles todos los días, lo que lo llevó a inventar lo que ahora se llama la matriz de Eisenhower, o la matriz urgente-importante.
Cómo funciona:
Organiza tu lista de tareas en cuatro cuadrantes separados, clasificándolas por importante vs. no importante y urgente vs. no urgente, como se muestra en el gráfico a continuación. Las tareas urgentes son aquellas que sentimos que deben hacerse de inmediato. Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a tus objetivos o valores a largo plazo. Idealmente, solo deberías trabajar en tareas en los dos cuadrantes superiores; las demás tareas deberías delegarlas o eliminarlas.
Tipos de personas que se beneficiarán de la matriz de Eisenhower:
- Personas en posiciones de liderazgo
- Pensadores críticos
4. Ley de Parkinson
El historiador británico Cyril Northcote Parkinson se hizo famoso por la frase “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”. En otras palabras, la cantidad de tiempo que te das para completar una tarea específica es la cantidad de tiempo que te llevará completar esa tarea.
Cómo funciona:
Esta no es una técnica de gestión del tiempo en sí. Es una ley que, cuando se entiende, puede aplicarse como uno de los métodos de gestión del tiempo más beneficiosos que existen, pero tendrás que esforzarte. Eso significa trabajar de manera más eficiente en ráfagas cortas de tiempo. Aquí hay algunos consejos de gestión del tiempo:
- Intenta trabajar sin un cargador de computadora. Esto te obligará a terminar un proyecto antes de que tu computadora se apague.
- Termina temprano. En lugar de terminar un ensayo a medianoche, intenta terminarlo al mediodía.
- Establece un plazo. Dáte un tiempo determinado para hacer algo y luego recórtalo a la mitad.
- Limita el tiempo para tareas. Date solo 20 minutos por la mañana para responder correos electrónicos.
Tipos de personas a las que les funciona esto:
- Procrastinadores
- Personas que trabajan bien bajo presión
5. Método de Bloqueo de Tiempo
El inventor Elon Musk es conocido por ser productivo. Gestiona su tiempo de manera tan eficiente que puede trabajar más de 80 horas a la semana y aún así encontrar tiempo para sí mismo. ¿Cuál es su secreto? El bloqueo de tiempo.
Cómo funciona:
Desde el momento en que te despiertas, asigna cada bloque de tiempo en tu día a una tarea. Estas tareas pueden ser desde desayunar hasta estudiar para un examen. A continuación, se presentan los pasos que Elon Musk utiliza para bloquear su tiempo:
- Divide una hoja de papel en dos columnas. A la izquierda, escribe cada hora del día y crea bloques de tiempo como trozos de media hora o una hora.
- Estima el tiempo que te llevará completar cada una de tus tareas y ajusta estas en tus bloques de tiempo.
- Añade tiempos de amortiguamiento entre cada bloque de tiempo para permitir ajustes durante el día.
Tipos de personas a las que les funciona esto:
- Estudiantes trabajadores o padres
- Pensadores analíticos
6. Método Getting Things Done (GTD)
Creado por el autor David Allen, este proceso te ayuda a realizar tareas al registrarlas en papel y luego desglosarlas en elementos de trabajo accionables.
Cómo funciona:
- Captura las acciones que tienen tu atención: Estas acciones son tareas que pueden relacionarse con cualquier cosa, desde trabajo hasta escuela y vida personal.
- Aclara lo que significan: Decide si las tareas que tienen tu atención son accionables o no. Si un elemento no es accionable, ignóralo por ahora. Si el elemento es accionable, hazlo, delega o déjalo a un lado.
- Organiza tus acciones: Prioriza tu lista de tareas según lo que necesitas hacer y cuándo.
- Reflexiona: Revisa tu lista de acciones con frecuencia para determinar tu próxima prioridad. Tacha las tareas que has logrado y actualiza tu lista.
- Participa: Toma las acciones o tareas más pequeñas que puedes completar en este momento.
Tipos de personas que se beneficiarán del método GTD:
- Personas que luchan por concentrarse en una sola cosa a la vez
- Personas que se sienten abrumadas en sus vidas diarias
7. Método de Planificación Rápida (RPM)
“RPM” significa “método de planificación rápida” o “plan de acción masivo, propósito y resultado”. Fue desarrollado por el orador motivacional Tony Robbins como una forma de entrenar tu cerebro para enfocarse en una visión de lo que deseas, para que puedas hacerlo realidad.
Cómo funciona:
- Captura: Escribe todas las tareas que necesitas completar esta semana.
- Agrupación: “Agrupa” tus tareas juntas por similitudes. ¿Qué elementos son personales? ¿Relacionados con la escuela? ¿Enfocados en la carrera?
- Crea tus propios bloques RPM: En la parte superior de una nueva hoja de papel, haz tres columnas: la tarea, el resultado que deseas al completar esa tarea y tu propósito para completarla. Luego, enumera las acciones que puedes tomar para llegar allí.
- Crea un rol empoderador para ti: Si eres estudiante, puedes llamarte la “Reina del Estudio”. Cualquier cosa que te motive a completar tu objetivo.
Tipos de personas que se beneficiarán del RPM:
- Estudiantes trabajadores o padres
- Personas con objetivos a largo plazo
8. Teoría del Tarro de Pepinillos
Esta teoría te ayuda a descubrir qué es útil y qué no lo es en tu vida diaria. Te permite planificar tareas con tiempo de sobra y establecer prioridades para tu día.
Cómo funciona:
Imagina un tarro de pepinillos lleno de arena, piedras y rocas. La arena está en el fondo y las rocas están en la parte superior.
- La arena: Representa los elementos que interrumpen tu día, como llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, redes sociales, etc.
- Las piedras: Representan tareas que necesitan ser completadas, pero que pueden hacerse otro día o por otra persona.
- Las rocas: Son las tareas más importantes que deben hacerse hoy.
Comienza pensando en cómo se ajustarían tus tareas del día en las categorías anteriores. Luego, haz una lista de tareas comenzando con las rocas y terminando con la arena (si el tiempo lo permite). Incluye una estimación honesta de tiempo junto a cada una. Intenta no planificar más de seis horas en un día laboral de ocho horas. Esto dejará tiempo de amortiguamiento para las piedras y la arena.
Tipos de personas que se beneficiarán de la teoría del tarro de pepinillos:
- Personas visuales
- Pensadores concretos
9. Técnica de Comer esa Rana
Esta técnica se llama así por una cita de Mark Twain: “Come una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te sucederá el resto del día.” Comienza tu día haciendo las tareas más engorrosas primero y deshaciéndote de ellas.
Cómo funciona:
- Clarifica un objetivo. ¿Qué es lo que más deseas lograr?
- Escríbelo.
- Establece un plazo.
- Compila una lista de cosas que necesitas hacer para alcanzar tu objetivo.
- Organiza esta lista en orden de prioridad. Los elementos más importantes son probablemente los más difíciles. Estas son tus “ranas.”
- Toma acción. Si tienes más de una rana en tu plato, come primero la más desagradable.
- Repite este ciclo todos los días para que siempre estés haciendo algo que te empuje hacia tu objetivo.
Tipos de personas que se beneficiarán de la técnica de Comer esa Rana:
- Pensadores abstractos
- Personas con objetivos a largo plazo
Cómo elegir una técnica de gestión del tiempo que funcione para ti
Ya seas un estudiante a tiempo completo, un estudiante trabajador o un padre que vuelve a la escuela, mejorar tus habilidades de gestión del tiempo es vital para vivir una vida equilibrada. Si tienes el hábito de dejar las cosas para el último minuto, intenta usar la ley de Parkinson o el método de comer esa rana. Si tienes dificultades para concentrarte en la tarea en cuestión, prueba la técnica Pomodoro, trabajando de manera más intensa en intervalos cortos.