5 tips para tener reuniones virtuales productivas

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Empezó el 2021 y ya te despediste de tus vacaciones decembrinas. Ya comenzó tu rutina de trabajo y ¿adivina qué? sigue siendo a distancia. Las políticas de confinamiento continúan y debes seguir trabajando desde casa y teniendo reuniones virtuales.

Si no estabas acostumbrado/a a las reuniones virtuales, seguramente el 2020 te dejó un par de lecciones ¡Así como a nosotros!

En Branch tuvimos que ideas nuevas dinámicas laborales e invertir en plataformas de videoconferencias y gestión de proyectos para continuar con nuestras actividades de forma remota, y vaya que fue difícil al comienzo.

Poco a poco nos acostumbramos y fuimos descubriendo cómo hacer que las reuniones virtuales fuesen más productivas.

Así que en este artículo compartiremos nuestros aprendizajes contigo debido a que el teletrabajo seguirá estando presente durante mucho tiempo, y no hay tiempo que perder, sobre todo en casa.

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1. Asegúrate de que la reunión tenga un propósito explícito

Al señalar explícitamente cuál es el propósito de tu reunión garantizas que todos los participantes sepan cuál es el camino a seguir para discutir un problema o un tema central.

Si esto no ocurre, corres el riesgo de que la reunión finalice sin una lista de tareas claves por cumplir y sin una resolución del problema. Tus colaboradores pueden salir con más dudas de las que entraron, sentirse perdidos y distraídos.

En consecuencia, se tendrá que programar una nueva reunión, ciertamente, innecesaria. Ten presente que una reunión sin propósito es como un capitán navegando en la oscuridad del mar, sin brújula y con los ojos vendados. Un poco tenebroso, ¿no?

Ahora bien, las reuniones virtuales son importantes cuando se quieran hacer presentaciones, alinear objetivos o discutir aspectos que requieran de una participación grupal, por ejemplo, entre varios departamentos.

Sin embargo, tener una reunión no es siempre el mecanismo más efectivo para cumplir el propósito que se quiere lograr. Seamos honestos, la frase “Toda esta reunión pudo haberse hecho por correo” seguramente fue una de las más escuchadas durante el 2020.

Por eso, te dejamos un flujo de preguntas que te ayudarán a saber cuándo es necesario organizar o no una reunión, y qué se requiere para que sea más productiva:

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2. Establece una agenda con puntos a tratar y compártela con anticipación

Una agenda es una lista de cosas que sucederán en una reunión, generalmente en orden secuencial. Se debe compartir con tiempo a los participantes para que preparen el material que van a compartir.

Las agendas son esenciales para tener reuniones virtuales productivas porque ayudan a establecer expectativas para los asistentes y estimar el tiempo de duración, inclusive de lo que puede tomar discutir cada punto.

Según algunas estadísticas publicadas por Highfive sobre videoconferencias, planificar una agenda adecuada puede reducir en un 80% el tiempo de una reunión, la cual, en promedio, puede ser entre 30 a 60 minutos.

En este sentido, el tiempo de la reunión va a depender, ciertamente, de la agenda a tratar. Sin embargo, se recomienda que para que sea productiva no se exceda del promedio, es decir, 60 minutos.

¿Cómo hacer una agenda productiva?

– Desglosa lo que debe suceder durante la reunión para lograr el propósito planteado: ¿Qué decisiones se deben tomar y qué resultados se producirán al final de la reunión?

– Especifica cuáles son los temas prioritarios, y cuáles pueden se pueden discutir opcionalmente, en caso de que sobre tiempo.

– Establece un tiempo, no más de 5 minutos, para las preguntas y respuestas; preferiblemente al final de cada punto o de la reunión.

Al momento de realizar tus reuniones virtuales y presentar la agenda, te sugerimos optar por la siguiente estructura:

Presentación: se describen los puntos de la agenda y se enuncian a todas las personas que van a intervenir: nombre, cargo y tema.

Desarrollo: se ejecuta los aspectos planteados en la agenda

Conclusión: se asignan actividades y se repasa el contenido.

3. ¡No te olvides de la minuta!

De todas las reuniones productivas deberían salir minutas que dejen constancia de lo que se hizo durante la reunión: si se cumplió lo establecido en la agenda y si surgieron nuevas dudas o temas a tratar en una próxima oportunidad.

Al mismo tiempo, en la minuta se deben registrar todas las decisiones importantes tomadas junto con el contexto de cómo se tomó la decisión y quiénes participaron en ese proceso. Comprender cuándo y por qué se tomaron ciertas decisiones, permite al equipo revisarlas y evaluarlas en el futuro.

Si se trata de una reunión extensa e importante se puede grabar y tener para futuras revisiones. Sin embargo, a pesar de esta ventaja tecnológica, lo idóneo es que exista una persona que todo el tiempo esté tomando notas.

De no ser tú la persona encargada de esta labor, puede ser asignada a un asistente operativo que esté conectado y prestando atención a todos los detalles de inicio a fin. Se recomienda que no sea el líder o moderador de la reunión porque debe atender otro tipo de responsabilidades.

4. Fija tareas con propietarios y plazos de entrega

La minuta de una reunión debe empezar con la fecha, la hora y los aspectos desarrollados en torno a la agenda y terminar con una lista de tareas y acciones (en inglés “to do list”) asignadas.

Una de las cosas más importantes al terminar una reunión productiva es asegurarse de que hayan pasos a seguir explícitos. Por lo que esta lista de tareas o acciones futuras, deben estar vinculados al objetivo de la reunión, asignados a una persona específica y tener una fecha límite de entrega.

De lo contrario, los resultados de la reunión terminarán siendo ambiguos y los asistentes no estarán seguros de quién es responsable de qué y qué se debe lograr antes de la próxima reunión.

Ante estos escenarios de desconcierto e incertidumbre, la reunión se puede terminar percibiendo como una pérdida de tiempo y, por supuesto, ¡cero productiva!

5. Confirma que todos los participantes de la reunión estén en un lugar correcto

Por último, en la invitación de la reunión se le debe señalar a los participantes que al momento de conectarse tienen que estar en un lugar tranquilo, con poco ruido y sin distracciones alrededor.

También, es importante que los participantes aseguren una conexión óptima a Internet a través de un equipo en el que puedan visualizar todo el material que se presentará en la reunión.

Esto, debido a que algunas plataformas de videoconferencias como Zoom, Skype, Google Hangouts, pueden tener limitaciones desde dispositivos móviles o cargar más lentos algunos archivos.

En caso de que un participante tenga que conectarse desde su celular, es importante que se tome un tiempo previo a la reunión, para enviar los archivos que desea compartir.

Evitar incidentes de conexión a Internet o al compartir presentaciones puede acortar los tiempos y hacer más productiva la reunión.

¡Gracias por leer nuestro artículo! Antes de irte, te dejamos un resumen para que repases el contenido y no te olvides que las reuniones virtuales para ser productivas deben:

  • Planificarse con tiempo.
  • Cumplir con un propósito.
  • Atender una necesidad clara.
  • Tener una agenda y una minuta con  asignaciones finales con propietarios y tiempos de entrega.
  • Evadir problemas de conexión y envío de archivos

 

 

 

 

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K. Rosgaby Medina