5 consejos para mantener la productividad de tu equipo con el teletrabajo

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Mantener la productividad de tu equipo en el teletrabajo puede significar un reto importante para tu empresa, ya que en el hogar las distracciones y la procrastinación aumentan, así como el seguimiento minucioso de las actividades puede presentar algunos obstáculos.

Empecemos por señalar que, a pesar del desafío que implica el trabajar remotamente, las empresas colombianas han implementado exitosamente esta modalidad de trabajo dentro de sus políticas laborales: 

  • Una Encuesta realizada por el Centro Nacional de Consultoría, afirmó que en el 2018 existían 122 mil teletrabajadores en Colombia, es decir, profesionales que realizan sus actividades laborales desde su casa o una ubicación diferente a la oficina de la empresa

Estos datos nos indican que a pesar de que el trabajo remoto representa un desafío, varias empresas colombianas lo han visto como una oportunidad para establecer sus dinámicas laborales debido a sus beneficios. Entre ellos destacan:

  • Menos gastos operativos relacionados al pago de servicios eléctricos, alquiler, material de oficina, alimentos, bebidas, entre otros.
  • Acceso a un rango mayor de currículums profesionales ubicados en diversas zonas geográficas.  
  • Mayor productividad laboral de colaboradores, ya que estos pueden aprovechar el tiempo que invertían para transportarse a la oficina en realizar sus asignaciones  dentro de un espacio cómodo para ellos.

Considerando los beneficios del homme office o teletrabajo, si estás considerando implementar el teletrabajo en tu empresa, o ya forma parte de tus políticas laborales, en las próximas líneas te daremos 6 consejos para mantener a tu equipo de trabajo productivo mientras trabajan desde casa.

1. Invierte en plataformas digitales de co-working 

Las plataformas digitales desarrolladas para gestionar proyectos, realizar videoconferencias, calendarizar eventos y dar seguimiento a actividades en línea juegan un papel clave en el trabajo remoto.

Son muy útiles para organizar a tu equipo de trabajo de acuerdo a tareas específicas, establecer reuniones a distancia vía webcam, discutir reportes e informes, y rastrear su desempeño en el transcurso de los días.

Dependiendo de tu modelo de negocio, te permiten proporcionale a tus colaboradores información y lineamientos claves relacionados a cómo usar correctamente los recursos disponibles, para producir bienes y servicios eficazmente. 

Por tales motivos, las plataformas digitales implementadas en el coworking son excelentes para mantener a tu equipo de trabajo productivo y alineado con los objetivos de tu empresa. 

Te mostramos alguna de ellas:

  • Trello, Asana y/o Monday: sirven para gestionar proyectos en línea.
  • Google Calendar y Microsoft Planner: son ideales para la planificación de tareas, eventos y reuniones.
  • Hangouts, Skype y/o Zoom: son excelentes para realizar videollamadas grupales a distancia, y compartir pantallas para visualizar en tiempo real documentos, reportes e informes.
  • Flock: sirve para trackear el desempeño de tus colaboradores diariamente.

Para usar estas plataformas exitosamente en tu empresa, te recomendamos:

Paga los paquetes de suscripción anual

A diferencia de las afiliaciones mensuales, los planes anuales suelen tener descuentos y beneficios.

Enséñale a tu equipo a usar correctamente las herramientas digitales

A pesar de que sus interfaces son muy intuitivas, debes proporcionales a tus colaboradores capacitaciones en línea para que aprendan a usar las plataformas correctamente, y luego organizar sesiones de consulta para aclarar dudas e intercambiar experiencias.

Verifica que tus colaboradores tengan acceso a Internet y cuenten con los equipos necesarios.

En caso de no ser así, te recomendamos asignar un presupuesto para la compra de dispositivos de conexión a Internet, laptops, cámaras web, ordenadores, entre otros equipos de cómputo.

Así, podrás dotar a tus colaboradores con las tecnologías necesarias para garantizar la productividad con el teletrabajo

Lee también:  6 herramientas online para gestionar proyectos y tareas en equipos

2. Centraliza la comunicación

Para mantener la productividad de tu equipo en el teletrabajo, debes centralizar las comunicaciones. En el trabajo remoto es importante que las comunicaciones sean claras, concisas y libres de confusiones o ambigüedades.

Por lo tanto, usar un solo canal para compartir datos, tareas, información, actividades y notificaciones es una manera de hacer más eficiente el contacto con tu equipo. 

Plataformas como Gmail (correo electrónico), Slack, Asana, BaseCamp y Monday son excelentes para lograrlo. También, los grupos creados en apps de mensajería instantánea, como Telegram y WhastAppp, pueden resultar muy útiles para compartir información con tu equipo organizadamente. 

Para las comunicaciones a distancia, lo ideal es establecer normas para limitar las interacciones y resguardar los documentos de tu empresa, entre ellas: 

  • Determinar un horario para intercambiar mensajes.
  • Establecer parámetros comunicacionales. Por ejemplo: temas prohibidos o que no sean pertinentes con las prioridades laborales.
  • Asignar roles para la gestión de nuevos integrantes y la difusión de comunicados.
  • Establecer acuerdos de confidencialidad con tus colabores, en los que se prohíba, el intercambio de información vital de la empresa a terceros que no formen parte de ella. 

3. Designa horarios de trabajo y fechas de entrega

A pesar de que designar horarios de trabajos y fechas de entrega son tareas esenciales en cualquier dinámica laboral, cuando se trata de mantener la productividad bajo una dinámica de homme office, debes ser más preciso y comunicativo con los plazos de entrega para que tus colaboradores puedan organizar mejor su tiempo. 

Para lograrlo, te recomendamos:

  • Organiza reuniones semanales en las que se dejen claro las actividades a realizar.
  • Comparte listas de tareas organizadas de acuerdo a su nivel de prioridad.
  • Establece controles diarios de labores.
  • Asigna horas para las entregas diarias. Por ejemplo, aquellas que sean complejas y que requieran de una mayor atención, concentración y esfuerzo pueden entregarse al mediodía o antes de la hora del almuerzo, ya que en las mañanas las personas suelen ser más productivas. 
  • Crea un calendario donde se pueda visualizar con mayor claridad las fechas de entrega.
  • Apóyate de las plataformas digitales de coworking para calendarizar tareas. En su mayoría, estas te permiten registrar a los miembros de tu equipo usando sus correos electrónicos. De esta manera, al vincularse ambas plataformas, tus colaboradores podrán recibir recordatorios en su bandeja de entrada.
  • Procura que el project managment de tu equipo esté al tanto de las nuevas normas para la gestión de las tareas, y cuente con las herramientas apropiadas para darle seguimiento a las labores de tu equipo.
  • Establece indicadores de desempeño laboral y verifica que se estén midiendo constantemente. 

4. Mantén un vínculo cercano con tus colaboradores

Tómate algunos minutos del día para preguntarle a tus colaboradores cómo se sienten, tanto emocional como físicamente; cómo ha sido su experiencia trabajando fuera de la oficina; qué obstáculos, limitaciones y ventajas perciben del teletrabajo; cómo es la dinámica diaria en sus hogares; cuáles son sus principales necesidades, entre otras preguntas relacionadas.

Esto te permite seguir manteniendo un vínculo cercano con tus colaboradores y detectar a tiempo posibles inconvenientes o problemas que puedan estar afectando su productividad en el hogar.  

Por ejemplo, si un empleado necesita ausentarse por razones médicas, tener este tipo de vínculo te permitirá ofrecer algún tipo de ayuda, en caso de ser necesaria, y diseñar estrategias para que dicha ausencia laboral, no afecte el desempeño de tu empresa ni el cumplimiento de sus metas.

Por otro lado, estar atento al estado físico y emocional de tu equipo de trabajo es una manera de hacerles saber cuán importantes son para ti y para la organización.  Se trata de seguir cultivando una cultura organizacional con tus empleados a pesar de la distancia.

5. Ofrece capacitación laboral

La capacitación laboral consiste en dotar de conocimientos teóricos y prácticos a tu equipo de trabajo. Uno de sus objetivos es potenciar su productividad y desempeño laboral. 

Para capacitar a tus colaboradores, te recomendamos invertir en cursos o talleres formativos online, cuyo contenido les permita:

  • Optimizar sus funciones laborales. 
  • Ampliar sus conocimientos profesionales.
  • Actualizar su manejo en herramientas tecnológicas.
  • Potenciar habilidades blandas.
  • Adquirir hábitos de trabajo.
  • Aprender técnicas para la realización de tareas específicas.

Existen plataformas web educativas que ofrecen cursos económicos y con profesores de calidad como Coursera, EdX, Udemy y Domestika. 

Puedes revisar sus ofertas académicas y seleccionar aquellos cursos que sean útiles para tus colabores. Si el conocimiento que necesitan es muy específico, puedes contratar consultores o expertos en el área que estén disponibles para dar  clases personalizadas a distancia. 

De esta manera, estas brindándoles a tus empleados las herramientas que necesitan para ser más productivos desde sus hogares y potenciar sus curriculums. 

En definitiva, para mantener la productividad de tu equipo con el trabajo debes contar con las herramientas tecnológicas apropiadas, comunicar muy bien las labores a realizar, así como los tiempos de entrega y los niveles de prioridad. 

Además, debes brindar apoyo emocional y estar atento/a a las condiciones de trabajo de tus colabores fuera de la oficina, para atender cualquier necesidad a tiempo. 

Por último, y no menos importante, debes ofrecer capacitación profesional a tu equipo con contenido que los ayude a incrementar su productividad y potenciar sus conocimientos y habilidades.

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K. Rosgaby Medina