Ante las nuevas modalidades de trabajo a distancia o home office, es fundamental que aproveches los beneficios que te brindan las herramientas online de gestión de tareas y proyectos para mantener activas las operaciones y actividades de tu empresa o organización
Por ello, a continuación te mostraremos una lista con los softwares más usados hoy en día para gestionar y fortalecer el trabajo en equipo a distancia, no sin antes repasar algunos elementos claves…
¿Qué es la gestión de proyectos?
Antes de conocer cuáles herramientas de gestión de proyecto puede ser de gran utilidad para ti, que dejemos claro el concepto de gestión de proyectos, así no te quedan dudas y comienzas a implementar la que mejor se adapte a tus necesidades.
La gestión de proyecto puede entenderse como un conjunto de metodologías que van enfocadas en la dirección y planificación estratégica de un proyecto.
Pero ¿qué es un proyecto? Pues ¡Sencillo! No es más que el conjunto de actividades que se realizan para obtener un producto final, un servicio o un beneficio a futuro en un tiempo determinado.
Si estás dando tus primeros pasos como project management, debes tener en cuenta que los proyectos requieren de formulaciones de preguntas que fijarán los objetivos. También, necesitan de una planificación y metodología conforme a los intereses del proyecto en sí.
Beneficios de usar herramientas para gestionar proyectos
- Colaboración y trabajo en equipo.
- Comunicación constante entre el líder y el equipo de trabajo.
- Mayor control y seguimiento de las actividades en ejecución.
- Mayor productividad.
- Intercambio en tiempo real de archivos
- Gestión de coste y presupuesto.
- Planificación realista.
6 herramientas para gestionar tareas y proyectos online
Ya conocemos para qué sirve la gestión de proyectos y cuáles son sus beneficios, ahora es momento de que conozcas 6 herramientas para gestionar tareas y proyectos online realmente efectivas para trabajar a distancia con tu equipo de trabajo en estos momentos de pandemia:
1. Trello
Trello es una herramienta bastante dinámica y útil para la gestión de proyectos, ya sea individuales o en equipo de trabajo.
Es bastante completa y puede utilizarse para todo tipo de proyectos. Con ella puedes gestionar las tareas por persona y por grupo, asignar actividades a través de tableros dinámicos de tareas (con funciones de arrastrar y soltar) en los que puedes modificar y programar fechas y horas de entrega.
Cuenta básicamente con tres columnas predeterminadas: “Por hacer” “En proceso” “Hecho”. Sin embargo, los nombres de las columnas pueden personalizarse. En nuestra agencia de inbound marketing, usamos Trello como principal herramienta online para gestionar nuestros proyectos.
Sus beneficios son:
- Es una plataforma muy intuitiva.
- Posee atajos de teclado para agilizar comandos y acciones.
- Te brinda actualizaciones constantemente.
- Se integra con un gran número de softwares.
- Se puede asignar una tarea a más de una persona.
2. Asana
No, no hablamos de una posición de yoga. Asana se trata de una aplicación web y móvil que fue creada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo y potenciar la productividad de los trabajadores de Facebook.
De hecho, fue diseñada por el co-creador de Facebook, Dustin Moskovitz y el Tech Lead en Facebook y Product Manager en Google, Justin Rosenstein.
Dentro de esta plataforma puedes:
- Organizar: reuniones, tareas, citas y programas.
- Definir tareas para ti y para tu equipo.
- Realizar campos personalizados, donde se captura la información de la tarea con desplegables, números, texto facilitando el seguimiento de las actividades.
- Establecer cronogramas de entregas, donde se puede definir por hora, fecha de inicio y final, y a quien le corresponde entregar cada tarea o producto final.
- Archivar documentos en múltiples formatos.
- Escribir notas, comentarios, incluso ofrecer un visto bueno a algún logro del equipo.
Asana es usada por cientos de equipos, pertenecientes a empresas como Twitter, TikTok Studio, Foursquare, LinkedIn, Disqus, Airbnb, Rdio, AdParlor, Flapps y Entelo.
3. Monday
Monday.com es una herramienta de gestión de proyecto fundada por Eran Zinman, Roy Man en Tel Aviv- Israel, que seguramente conoces gracias a sus anuncios en YouTube.
Se trata de una plataforma realmente útil, pues no solo permite la colaboración y el trabajo en equipo, sino que las tareas asignadas se pueden diseñar, elaborar y ejecutar en la misma app.
Utiliza un lenguaje realmente fácil y no existe una sola forma de aprovechar su potencial. Se adapta a cualquier necesidad presentes tanto en asignaturas académicas como en la gestión de equipos de trabajo multidisciplinarios.
Algunas de sus funciones son:
- Almacenar documentos.
- Espacio de trabajo colaborativo.
- Notificaciones automáticas.
- Seguimiento y control de actividades.
- Chat abierto.
4. Basecamp
Basecamp es una herramienta en forma de dashboard, que simplifica la gestión de proyecto. Consiste en una aplicación de fácil manejo y que brinda la posibilidad de gestionar distintos proyectos en desarrollo, además de que tiene la ventaja de la colaboración de distintos miembros del equipo.
Es una gran herramienta que tiene mucho que ofrecer, ya que con ella puedes:
- Almacenar documentos.
- Gestionar informes.
- Notificar actualizaciones y correcciones. Dividir equipos por jerarquía organizacional.
- Establecer trabajos colaborativo.
- Planificar calendarios.
- Compartir documentos adjuntos con miembros del equipo.
5. Toodledo
Toodledo es una aplicación que sirve para planificar tareas y actividades sin que nada se te escape. No solo tiene un nombre ingenioso, sino que sus funciones son de gran ayuda al momento de ejecutar tareas y cumplir con los objetivos del proyecto.
La aplicación permite priorizar algunas tareas por encima de otras, además de agregar el tiempo de entrega y cuánto ésta durará. Es genial para todo tipo de proyecto que busque mantener la productividad en el equipo.
6. WorkflowMax
Esta puede ser una de las herramientas más útiles para gestionar costos de producción en el proyecto, a la vez de monitorear ventas y la productividad del proyecto o campaña.
WorkflowMax es una aplicación aliada para tu equipo, ya que te da mayor control sobre tu inversión. Sus funciones principales son:
- Gestión de informes.
- Gestión de costo por proyecto.
- Colaboración en el presupuesto.
Esperamos que este post haya sido de gran utilidad para ti, ¿Cuál de estas herramientas para gestionar tareas y proyectos online conoces y utilizas en tu empresa? ¡Te leemos en los comentarios.